Каждая компания должна вести определенные кадровые журналы. Они имеют довольно важное назначение и являются своеобразной внутренней отчетностью. Давайте поговорим о том, какие кадровые журналы существуют, кто и как должен их заполнять.
Содержание:
Обязательные журналы
Данные документы предназначены для записи сведений о приеме на работу, занимаемой должности и дате найма или перевода работника. Кроме того, в них заносят данные медицинских осмотров. Для каждого такого журнала есть должна быть своя книга, где он делится на отдельные колонки, прошивается и нумеруется.
Какие журналы нужно обязательно завести отделу кадров:
- первичный учет трудовых книжек работников;
- журнал для регистрации проверок государственных инспекций труда;
- ознакомления с должностными инструкциями и правилами внутреннего распорядка;
- проведения медосмотров;
- ознакомления с инструктажами по охране труда и соблюдению правил пожарной безопасности.
Необходимость в ведении обязательных кадровых журналов прописана во многих законодательных актах РФ. Распоряжения руководства компании также должны регламентировать наличие этих журналов.
Необязательные кадровые журналы
Дополнительные журналы в отделе кадров являются подтверждением того, что локальные нормативные акты работают в компании. Какие еще бывают журналы в кадровом делопроизводстве помимо обязательных – зависит от нужд и целей компании.
Как правильно вести кадровые журналы
Какие есть способы регистрации:
- самый простой вариант – обычный журнал;
- современнее всего – картотека;
- самый простой способ – при использовании ПК.
Компания самостоятельно определяет для себя оптимальный способ ведения при учете всех преследуемых целей Стоит помнить, что регистрация основных кадровых документов предполагает ведение специальных журналов в бумажном варианте. При отсутствии такой отчетности, в случае возникновения трудовых споров (а это не редкость), суд с государственной трудовой инспекцией могут отказать пользователям в предоставлении и распечатке только электронной версии документов. Поэтому без журнала конечно можно работать, но есть риски.
Журналы необходимы для решения следующих задач:
- присвоение приказам и распоряжениям определенной нумерации и их регистрация;
- отслеживание перемещений документов;
- кадровый учет документации, выдающейся ограниченному числу лиц (разные удостоверения и справки);
- облегчение поиска нужных бумаг и сведений в будущем.
На практике вести журнал учета в электронном виде возможно, но существуют некоторые нюансы. Если в документах будут какие-то ошибки или недочеты (банальный человеческий фактор), то контролирующие органы предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет или она содержит неверную информацию, что-то доказать будет трудно.
Кто имеет право вести кадровые журналы
Часто составление, заполнение и ведение такой документации в компании лежит на плечах кадровиков. Но руководитель также может использовать в качестве ответственного и любого другого специалиста. Таким может быть бухгалтер или любой другой сотрудник. Еще многое зависит от размеров компании, штата и направления ее деятельности. Помимо этого, ответственный конечно должен обладать достаточной квалификацией.
В настоящее время ведение кадровых журналов может быть значительно упрощено. Сейчас многие предоставляют услуги для ведения электронного кадрового документооборота. Они не только помогут повысить эффективность и возможности кадровой службы, но и вести кадровый учет, любые формы журналов и контролировать подачу отчетности.
